Klachtbehandeling, hoe gaat dat in zijn werk

Klachtbehandeling door de onafhankelijke klachtencommissie

In het geval de klager de voorkeur geeft aan de klachtbehandeling door de onafhankelijke klachtencommissie, dan wordt de beklaagde in de gelegenheid gesteld een verweerschrift in te dienen en stelt de Stichting KOMM een onafhankelijke klachtencommissie samen. Doorgaans bestaat deze commissie uit drie leden: juristen en gedragsdeskundigen.

Onderzoek klacht

Eerste taak van deze klachtencommissie is het instellen van een feitenonderzoek. Dit gebeurt onbevooroordeeld en objectief. Het wordt toegespitst op datgene waar de klacht betrekking op heeft. Informatie die niet ter zake doet, wordt terzijde geschoven.
Het onderzoek is vertrouwelijk en moet aan de eisen van een eerlijk proces voldoen. Partijen kunnen zich door een vertrouwen- of raadspersoon laten bijstaan, dit is geen verplichting. Belangrijk basisprincipe is dat van hoor en wederhoor. Dit houdt onder andere in, dat alle informatie die klager of beklaagde aandraagt, automatisch ook naar de andere partij gaat, die daar weer op mag reageren.

In sommige gevallen zal de commissie – om de juiste toedracht vast te kunnen stellen – op locatie poolshoogte nemen en ter zake doende geschriften bestuderen. Zo nodig kan zij ook deskundigen raadplegen en bij derden schriftelijk inlichtingen inwinnen (bijvoorbeeld bij het bevoegd gezag).

De klachtencommissie gaat bij haar onderzoek zorgvuldig te werk, objectief en onbevooroordeeld. Daardoor kan het vóórkomen dat de behandeling van de klacht niet binnen de termijn van drie maanden wordt afgerond.

Mondelinge behandeling

Vast onderdeel van het onderzoek is de mondelinge behandeling. De klachtencommissie doet daarvoor een datumvoorstel aan partijen. Gebruikelijk vindt de zitting in de avonduren plaats, soms zijn er meerdere bijeenkomsten nodig. Klager en beklaagde dienen zélf bij de hoorzitting aanwezig te zijn, eventueel bijgestaan door een vertrouwens- of raadspersoon. De zitting vindt meestal plaats in (de omgeving van) de school.

Gang van zaken tijdens de mondelinge behandeling

Tijdens de zitting krijgen partijen de kans hun klacht of verweer mondeling toe te lichten. Ze mogen ook aanvullingen geven, die van belang kunnen zijn bij het beoordelen van de klacht. De klachtencommissie onderzoekt de klacht, onder andere door het stellen van vragen. Een antwoord weigeren, kan in het nadeel van de betreffende partij worden uitgelegd.
Toepassen van hoor en wederhoor heeft ook tot gevolg, dat partijen in elkaars aanwezigheid gehoord zullen worden. In bijzondere gevallen kan de commissie van deze regel afwijken.

Het kan voor partijen moeilijk en belastend zijn om aan een mondelinge behandeling deel te nemen. De klachtencommissie weet en begrijpt dat, maar dient aan de eisen van een eerlijk proces te voldoen en moet een goede en op de juiste feiten gebaseerde beslissing nemen. De sfeer tijdens de mondelinge behandeling zal daarom zakelijk zijn en naar beide partijen gelijkgericht.
De voorzitter van de klachtencommissie ziet toe op een goede gang van zaken. Belangrijk is, dat iedereen respectvol met elkaar omgaat en dat partijen – al zal dat niet altijd gemakkelijk zijn – elkaar rustig uit laten praten.

Getuigen

Zowel klager, beklaagde als klachtencommissie kunnen getuigen aandragen. De ambtelijk secretaris roept deze getuigen op om te verschijnen bij de mondelinge behandeling. Beide partijen mogen – weer conform het beginsel van hoor en wederhoor – bij het verhoor van elke getuige aanwezig zijn.

Verslag mondelinge behandeling

Van de mondelinge behandeling wordt een verslag gemaakt door de ambtelijk secretaris. Dit verslag beoogt een weergave te zijn van de relevante zaken die besproken zijn tijdens de mondelinge behandeling. Het is geen woordelijk verslag van alles dat gezegd is.

Strafbaar feit

In het geval er van een verdenking van een strafbaar feit sprake is, waar de politie bij betrokken is, dan loopt er parallel aan de klachtbehandeling een onderzoek door politie of justitie. Beide procedures staan weliswaar los van elkaar, maar als de politie de klachtencommissie vraagt om haar onderzoek op te schorten, dan geeft de Stichting KOMM daar altijd gehoor aan. De klachtbehandeling zou het politieonderzoek immers kunnen schaden.

Beslissing klachtencommissie

Is het feitenonderzoek afgesloten, dan zal de klachtencommissie zich beraden.
Daarna geeft zij schriftelijk haar beslissing. De drie mogelijke beslissingen zijn:

  • de commissie verklaart de klacht gegrond;
  • de commissie verklaart de klacht ongegrond;
  • de commissie acht de klacht feitelijk niet vaststelbaar (niet te bewijzen).

Daarnaast geeft de klachtencommissie aan op welke gronden zij tot de beslissing is gekomen. Ze beperkt zich daarbij tot datgene, wat voor het nemen van de beslissing van belang is geweest. Dit houdt in dat niet alles genoemd hoeft te worden, dat tijdens de mondelinge behandeling ter sprake is geweest.

De beslissing en het verslag van de mondelinge behandeling worden door de klachtencommissie naar klager, beklaagde en het bevoegd gezag gestuurd.

De klachtencommissie kan geen maatregelen nemen. Wél kan zij een advies geven dat gericht is aan het bevoegd gezag van de school. Dat kan een advies zijn over een maatregel tegen de klager en/of de beklaagde, maar het kan ook betrekking hebben op het beleid of de veiligheid van de school in het algemeen.

Of er na de beslissing wel of geen maatregelen genomen worden, dat is en blijft de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag. Wordt een advies van de klachtencommissie niet uitgevoerd, dan zal het bevoegd gezag dit op grond van de klachtenregeling moeten motiveren.

Tegen een beslissing van de klachtencommissie kan niet in beroep worden gegaan.

Kosten

De school is aangesloten bij de Stichting KOMM en daardoor brengt klachtbehandeling of mediation voor klager en beklaagde geen kosten met zich mee. De kosten worden betaald door het bevoegd gezag van de school.

De klachtencommissie doet geen uitspraak over schadevergoedingen en kent die ook niet toe. De kosten die partijen maken – reiskosten bijvoorbeeld of kosten van juridische bijstand – zijn voor eigen rekening.

Contact

Heeft u nog vragen of behoefte aan aanvullende informatie, dan kunt u contact opnemen met de ambtelijk secretaris van de Stichting KOMM van uw regio of de vertrouwenspersoon van uw school. De contactgegevens vindt u in de schoolgids. De contactgegevens van de ambtelijk secretaris in uw regio kunt u ook op deze site vinden onder Contact.