Klachtbehandeling

Klachtbehandeling, hoe gaat dat in zijn werk

Indienen van de klacht
Iedereen die betrokken is bij een school - leerling, ouder, docent, directeur, bestuur - kan bij de Stichting KOMM een klacht indienen. Of het nu om gebrekkige communicatie, een verkeerde beslissing, pesten of seksuele intimidatie gaat.
Om voor behandeling in aanmerking te komen, moet de klacht aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zo moet deze schriftelijk bij de ambtelijk secretaris worden ingediend en in ieder geval de volgende gegevens bevatten:
-naam en adres van de klager;
-leeftijd als het om een minderjarige klager gaat;
-naam en adres van de school;
-identiteit van de aangeklaagde;
-een feitelijke beschrijving van de klacht: wat is er gebeurd, wanneer en waar;
-namen van getuigen (indien van toepassing);
-dagtekening;
-handtekening klager.
Na ontvangst van de klacht neemt de ambtelijk secretaris contact op met de klager en overlegt of bemiddeling wellicht uitkomst kan bieden of dat de klacht aan de onafhankelijke klachtencommissie moet worden voorgelegd.

Klachtencommissie
Is dit laatste het geval, dan wordt de aangeklaagde in de gelegenheid gesteld een verweerschrift in te dienen en stelt de Stichting KOMM een onafhankelijke klachtencommissie samen. Doorgaans bestaat deze commissie uit drie leden: juristen en gedragsdeskundigen.

Onderzoek
Eerste taak van de klachtencommissie is het instellen van een feitenonderzoek. Dit gebeurt onbevooroordeeld en objectief. Het wordt toegespitst op datgene waar de klacht betrekking op heeft. Informatie die niet ter zake doet, wordt terzijde geschoven.
Het onderzoek is vertrouwelijk en moet aan de eisen van een eerlijk proces voldoen. Partijen kunnen zich door een vertrouwenspersoon of advocaat laten bijstaan. Belangrijk basisprincipe is dat van hoor en wederhoor. Dit houdt onder andere in, dat alle informatie die klager of aangeklaagde aandraagt, automatisch ook naar de andere partij gaat, die daar weer op mag reageren.
In sommige gevallen zal de commissie - om de ware toedracht vast te kunnen stellen - op locatie poolshoogte nemen en ter zake doende geschriften bestuderen. Zonodig kan zij ook deskundigen raadplegen en bij derden schriftelijk inlichtingen inwinnen (bijvoorbeeld bij het bevoegd gezag).
De klachtencommissie gaat bij haar onderzoek zorgvuldig te werk, objectief en onbevooroordeeld. Daardoor kan het vóórkomen dat de behandeling van de klacht niet binnen de termijn van drie maanden wordt afgerond.

Strafbaar feit
Oponthoud in het onderzoek kan ook het gevolg zijn van een verdenking van een strafbaar feit waar de politie bij betrokken is. Dan loopt er parallel aan de klachtbehandeling een onderzoek door politie of justitie. Beide procedures staan weliswaar los van elkaar, maar als de politie de klachtencommissie vraagt om haar onderzoek op te schorten, dan geeft de Stichting KOMM daar altijd gehoor aan. De klachtbehandeling zou het politieonderzoek immers kunnen schaden.

Hoorzitting
Vast onderdeel van het onderzoek is de hoorzitting. De klachtencommissie doet daarvoor een datumvoorstel. Vaak vindt de zitting in de avonduren plaats, soms zijn er meerdere bijeenkomsten nodig. Klager en aangeklaagde dienen zélf bij de hoorzitting aanwezig te zijn. De zitting vindt meestal plaats in (de omgeving van) de school.

Gang van zaken
Tijdens de zitting krijgen partijen de kans hun klacht of verweer mondeling toe te lichten. Ze mogen ook aanvullingen geven, die van belang kunnen zijn bij het beoordelen van de klacht. De klachtencommissie onderzoekt de klacht, onder andere door het stellen van vragen. Een antwoord weigeren, kan in het nadeel van de betreffende partij worden uitgelegd. Hierin wijkt klachtbehandeling af van strafrechtelijk onderzoek.
Toepassen van hoor en wederhoor heeft ook tot gevolg, dat partijen in elkaars aanwezigheid gehoord zullen worden. In bijzondere gevallen kan de commissie van deze regel afwijken.

Getuigen
Zowel klager, aangeklaagde als klachtencommissie kunnen getuigen aandragen. De ambtelijk secretaris roept deze getuigen op. Beide partijen mogen - weer conform het beginsel van hoor en wederhoor - bij het verhoor van elke getuige aanwezig zijn.

Zakelijk
Het kan voor partijen moeilijk en belastend zijn om aan een hoorzitting deel te nemen. De klachtencommissie weet en begrijpt dat, maar dient aan de eisen van een eerlijk proces te voldoen en moet een goede en op de juiste feiten gebaseerde beslissing nemen. De sfeer tijdens het onderzoek zal daarom zakelijk zijn en naar beide partijen gelijkgericht.
De voorzitter van de klachtencommissie ziet toe op een goede gang van zaken. Belangrijk is, dat iedereen respectvol met elkaar omgaat en dat partijen - al zal dat niet altijd gemakkelijk zijn - elkaar rustig uit laten praten. 

Beslissing en uitspraak
Is het feitenonderzoek afgesloten, dan zal de klachtencommissie zich beraden.
Daarna doet zij schriftelijk uitspraak. De drie mogelijke uitspraken zijn:
-de commissie verklaart de klacht gegrond;
-de commissie verklaart de klacht ongegrond;
-de commissie acht de klacht feitelijk niet vaststelbaar (niet te bewijzen).

Daarnaast geeft de klachtencommissie aan op welke gronden zij tot de uitspraak is gekomen. Ze beperkt zich daarbij tot datgene, wat voor het nemen van de beslissing van belang is geweest.

Dit houdt in dat niet alles genoemd hoeft te worden wat tijdens de hoorzitting ter sprake is geweest.
De klachtencommissie kan geen maatregelen nemen. Wel kan zij een advies geven dat gericht is aan het bevoegd gezag van de school. Dat kan een advies zijn over een maatregel tegen de klager en/of de aangeklaagde, maar het kan ook betrekking hebben op het beleid of de veiligheid van de school in het algemeen.

Of er na de uitspraak wel of geen maatregelen genomen worden, dat is en blijft de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag. Wordt een advies van de klachtencommissie niet uitgevoerd, dan zal het bevoegd gezag dit op grond van de klachtenregeling moeten motiveren.
Tegen een uitspraak van de klachtencommissie kan niet in beroep worden gegaan.

Bemiddeling
Soms is behandeling door de klachtencommissie niet nodig en kan bij een klacht bemiddeling uitkomst bieden. De Stichting KOMM voorziet ook in die mogelijkheid. Onder begeleiding van een bemiddelaar (mediator) proberen klager en aangeklaagde samen, in één of meer gesprekken, tot een oplossing voor het probleem te komen. Die oplossing wordt in een overeenkomst vastgelegd. Zolang de bemiddelingsgesprekken aan de gang zijn, wordt behandeling door de klachtencommissie opgeschort.

Kosten
De school is aangesloten bij de Stichting KOMM en daardoor brengt klachtbehandeling of bemiddeling voor klager en aangeklaagde geen kosten met zich mee. De kosten worden betaald door het bevoegd gezag. De klachtencommissie doet geen uitspraak over schadevergoedingen en kent die ook niet toe. De kosten die partijen maken - reiskosten bijvoorbeeld of kosten van juridische bijstand - zijn voor eigen rekening.

Informatie
Heeft u nog vragen of behoefte aan aanvullende informatie, dan kunt u contact opnemen met de ambtelijk secretaris van de Stichting KOMM of de vertrouwenspersoon van de school. Namen en telefoonnummers van deze personen vindt u in de schoolgids.

* De volledige tekst van deze regeling kunt u bij het bevoegd gezag, de directeur, de contact- of vertrouwenspersoon van de school opvragen. Mocht dit op bezwaren stuiten, dan kunt u een exemplaar aanvragen bij de ambtelijk secretaris van de Stichting KOMM in uw regio.